Success story | Polytek

Samenwerking en digitalisering in Belgische bouwprojecten stroomlijnen via één enkele bron van waarheid.
Polytek levert Engineering diensten aan een breed scala van klanten. Toch hebben die één gemeenschappelijk doel: efficiënt, kwalitatief en budgetgericht werken. Door open communicatie, transparantie en betere samenwerking vindt Polytek de beste oplossingen om hun klanten te helpen de gewenste resultaten te bereiken. Van 3D-scannen tot engineering en construction management, het team van experts beheert elk project van start tot oplevering, met oog voor elk detail.

Het Probleem

Polytek is een bedrijf voor technische diensten met het hoofdkantoor in België dat een breed scala aan klanten ondersteunt. Ze richten zich voornamelijk op mechanical & piping engineering, en ondersteunen civil & structural engineering bij projecten, maar bieden ook diensten aan waaronder 3D-laserscanning en construction management. Polytek digitaliseert al enkele jaren hun werkwijze om klanten beter te ondersteunen, met een sterke focus op ontwerp voor een efficiëntere en beter voorspelbare bouwfase. Tijdens de ontwerp- en uitvoeringsfase maken ze gebruik van verschillende Autodesk-producten. De meeste projecten starten met een volledige 3D-scan van de omgeving, als basis voor een nauwkeurig en geïntegreerd ontwerp.

De kern van het aanbod van Polytek is hun niet aflatende focus op een nauwgezet proces dat uit drie fasen bestaat; basis engineering waarbij het ontwerp vaak wordt bewerkt en herwerkt, gedetailleerde engineering waarbij het ontwerp tot in het kleinste detail wordt uitgewerkt en vervolgens construction management, waarbij Polytek alle on-site activiteiten bewaakt. Werner Herbots, CEO van Polytek, begon de waarde van verbonden bouwprocessen te ontdekken toen het bedrijf begin 2020 begon te werken met het BIM 360-platform van de Autodesk Construction Cloud. Werner wilde een oplossing vinden waarmee het team van Polytek het bouwproces kon beheren vanaf de ontwerpfase van een project en om ervoor te zorgen dat elk teamlid, inclusief externe medewerkers, gemakkelijk toegang heeft tot actuele en nauwkeurige informatie. Bovendien was het veilig opslaan van bestanden in een elektronische omgeving cruciaal omdat het team van Werner ondersteuning biedt aan een reeks gevoelige projecten voor klanten in de farmaceutische en voedingssector in België.

De Oplossing

Het team van Polytek begon in 2020 met Autodesk BIM 360 aan een aantal projecten te werken in samenwerking met hun klanten. Voordat de oplossing werd geïmplementeerd, vertrouwde het team op het gebruik van interne sites zoals SharePoint waar ze toegang moesten verlenen aan externe partijen - zonder een echte manier om de machtigingsniveaus van individuele projectteamleden te beheren. Dit betekende dat gevoelige projectdocumentatie zichtbaar was voor iedereen die bij het project betrokken was, terwijl vaak slechts een of twee belangrijke leden toegang tot de informatie nodig hadden.

Omdat Polytek met uiteenlopende klanten werkt, hanteerde elk project zijn eigen aanpak voor het beheer van projectgegevens. Er was geen gestandaardiseerde, veilige manier om documentatie uniform op te slaan. Met de overstap naar een cloudgebaseerde oplossing kreeg het team meer grip op hun informatiebeheer en konden ze hun processen merkbaar stroomlijnen.

Toen het team van Polytek meer vertrouwd raakte met het gebruik van Autodesk Construction Cloud, begonnen ze te onderzoeken welke andere producten hen en hun klanten ten goede zouden komen.

“Toen we hoorden over Autodesk Build en de manier waarop het gegevens, workflows en teams kon verbinden, wisten we dat we het moesten proberen,” herinnert Werner zich.
“De voordelen van het gebruik van een gemeenschappelijke data-omgeving waren duidelijk in de manier waarop onze samenwerking en communicatie drastisch verbeterde, maar de mogelijkheid om een stap verder te gaan en technologie ter plaatse in realtime te gebruiken, was iets waarvan we wisten dat het van onschatbare waarde zou zijn voor onze manier van werken.“
“De voordelen van het op deze manier gebruiken van BIM 360 betekende dat iedereen die bij een project betrokken was - inclusief onze klanten - toegang had tot één enkele bron van waarheid. Toegang kon worden verleend tot bepaalde bestanden en documenten afzonderlijk en het risico dat gevoelige gegevens verloren gingen of in de verkeerde handen vielen, werd onmiddellijk geminimaliseerd.” - Werner Herbots, CEO van Polytek

Polytek starte met een trial versie van Autodesk Build en is inmiddels overgestapt op de implementatie in al hun live projecten. Ze hebben de workflows van BIM 360 kunnen repliceren met Autodesk Build, zodat ze nog steeds in één enkele omgeving werken om gegevens te beheren waar teamleden zich ook bevinden: op een bouwplaats, op kantoor of het “thuiskantoor”.

“De meeste van onze teamleden konden zich snel aanpassen aan deze manier van werken. We hebben een mix van collega’s met verschillende functies en ervaringen die met verschillende tools werken en we zijn onder de indruk van hoe Autodesk Build bij ons bedrijf past,” zegt Werner.

Polytek concentreert zich op hoe het uitrollen met Autodesk Build in fases wordt uitgevoerd - waarbij de functionaliteit steeds verder wordt ontdekt.

Resultaten

Voor Polytek is het van onschatbare waarde geweest om de technologie op een manier te gebruiken die naadloze communicatie tussen het kantoor en de bouwplaats mogelijk maakt, terwijl klanten en externe partners ook toegang krijgen tot realtime informatie over de status van een project met het bedrijfsgebaseerde prijsmodel.

“De samenwerking is onmiddellijk verbeterd met Autodesk Build - we zijn in staat geweest om het project een stap verder te brengen door onze workflows die we ter plaatse gebruiken vanaf de start te implementeren,” zegt Werner.

Voordat Autodesk Construction Cloud werd gebruikt, vertrouwde het team op moeizame methoden om gegevens te delen met interne en externe medewerkers.

Werner herinnert zich, “Om grote bestanden, zoals afbeeldingen en 3D-modellen, te delen, verzonden we deze in het verleden via WeTransfer, om ze dan lokaal te downloaden en naar onze opslaglocaties uploaden. Nu kunnen onze teamleden en partners direct ter plaatse foto’s maken en deze centraal opslaan in onze projecten in Autodesk Build.”

Met behulp van de Construction Cloud van Autodesk hebben alle projectteamleden toegang tot modellen in een digitale omgeving, waardoor ze digitale walkthroughs kunnen doen. Dit betekent dat teamleden, supply chain-partners en Polyteks klanten dit in hun eigen tijd kunnen doen, wanneer ze willen.

“Met onze supply chain-partners en externe medewerkers kunnen we modellen gemakkelijker delen en hebben we accountability en transparantie toegevoegd aan al onze projecten,” zegt Werner.

Het team is ook van plan om te onderzoeken hoe ze de technologie kunnen gebruiken om projecten af te sluiten, zoals mechanische walkdowns.

“Onze ervaring van het afgelopen jaar met de wereldwijde Covid-19-pandemie heeft aangetoond dat er absoluut een enorme plaats is voor technologie in ontwerp EN uitvoering,” zegt Werner. “Wat nu belangrijk is, is dat de bereidheid om met digitale tools om te gaan niet verloren gaat en dat bouwbedrijven hun werknemers blijven aanmoedigen om ook nieuwe manieren van werken te omarmen. Werken op afstand ging voor ons bij Polytek razendsnel en technologie speelde een cruciale rol bij het in stand houden van onze projecten in tijden van tegenspoed.”

De volgende stap in Polytek’s reis met Autodesk Build is het verder verkennen van de functies en functionaliteit om de reeds behaalde efficiëntie te verbeteren. Het team van Werner is ook van plan om hun klanten standaard voor te lichten over de voordelen van het op deze manier gebruiken van technologie voor alle projecten.

"De voordelen voor Polytek en onze klanten zijn duidelijk als het gaat om Autodesk Build, maar het op deze manier gebruiken van technologie moet de norm worden in onze branche". - Werner Herbots, CEO van Polytek